Tahukah Anda bahwa sebuah rundown event sangat mempengaruhi kesuksesan suatu acara? Di samping itu, ada berbagai hal lain yang wajib diperhatikan seperti mengatur tempat, menentukan waktu, membuat materi, membuat promosi, dan lain sebagainya.
Keberhasilan suatu acara biasanya ditentukan oleh banyaknya peserta yang datang dan kesuksesan penjualan produk. Keberhasilan ini tidak mudah untuk didapatkan. Sebab, seringkali hanya sedikit peserta yang hadir jika produk kurang diminati. Menanggapi kejadian semacam itu, penting bagi Anda untuk menerapkan strategi khusus, sehingga keberhasilan event dan penjualan produk lebih terjamin.
Baca Juga: Ingin Membuat Event Management Turnamen E-Sport? Ini Caranya
Merancang Rundown Event dan Unsur Pelengkapnya
Ketika hendak menyelenggarakan event, sudah pasti perlu merancang seperti apa nantinya acara dilangsungkan. Seperti apa proses yang harus dilakukan dari awal sampai akhir. Mari menyimak penjelasannya berikut ini.
1. Rundown Acara
Hal pertama yang wajib dipikirkan secara matang ialah rundown event. Aspek ini akan memuat seperti apa proses berlangsungnya sebuah acara dari awal hingga akhir. Anda perlu memasukkan semua detail penting ke dalamnya. Agar lebih efektif, buatlah rundown dengan bentuk tabel. Lengkap dengan sejumlah kerangka kegiatan, misalnya saja waktu tempuh, property, sound system, dan lain sebagainya. Untuk menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, Anda perlu memasukkan berbagai materi dan aktivitas ke dalam rundown yang telah dibuat.
2. Penampilan Event
Selain rundown event, penampilan selama event offline berlangsung wajib diperhatikan. Penampilan ini meliputi iklan, materi, dan segala hal yang ditampilkan kepada peserta. Melalui penampilan yang tertata rapi, peserta akan mempunyai pemikiran positif. Jadi, Anda perlu memaksimalkan tampilan spanduk, umbul-umbul, serta situs website agar event Anda terlihat lebih menarik. Peserta pasti menilai kualitas produk melalui berbagai macam hal tersebut. Namun bukan sekedar indah saja, materinya wajib berbobot.
3. Kecakapan Panitia
Rundown event akan berjalan secara maksimal apabila didukung dengan panitia yang cakap. Jadi, pastikan Anda menempatkan posisi yang tepat untuk setiap orang, sehingga tim Anda mampu menjalankan tugas secara optimal. Jangan lupa menetapkan seorang penanggung jawab dalam setiap tim, sehingga aktivitas yang dijalankan setiap orang secara terarah akan menunjukkan citra profesionalitas pada peserta atau pengunjung.
Menyiapkan Undangan untuk Menarik Minat Peserta
Undangan merupakan salah satu hal penting dalam sebuah event. Ketika Anda menyiapkan sebuah acara, jangan sampai luput memperhatikan undangan secara detail. Untuk membuat undangan, Anda dapat mengikuti penjelasan di bawah ini.
1. Undangan Khusus Sosok Penting
Ketika berhubungan dengan seseorang yang penting, maka berikan sentuhan personal. Undang mereka melalui jalur resmi secara formal. Bisa memakai media email. Sosok penting yang mempunyai hubungan dengan produk wajib diperlakukan dengan istimewa.
2. Promosi Melalui Media Online
Jangan hanya mengandalkan rundown event yang menarik. Anda wajib menyiapkan promosi yang tidak kalah hebat dengan inti acara. Anggarkan cukup dana untuk menciptakan promosi hebat sehingga bisa menyentuh minat calon peserta.
3. Mengundang Komunitas
Tahukah Anda bahwa komunitas mempunyai peran penting dalam memeriahkan suatu acara? Komunitas akan membantu meningkatkan atmosfir acara. Misalnya saja mengundang komunitas pecinta musik ketika membuat event dengan tema musik. Jika tertarik dengan Event Management, Anda dapat mengikuti pembelajaran Event Management di kampus Multimedia Nusantara Polytechnic (MNP). Multimedia Nusantara Polytechnic (MNP). menyediakan pengalaman dalam merancang acara dengan penerapan teknologi yang sudah di sesuaikan dengan kebutuhan industri.
Mulai dari business event, management event sampai special event. Jadi dapat membuat acara untuk menjual produk, menyelenggarakan hiburan, e-sport, olahraga, dan lain sebagainya. Agar mahasiswa merasakan pengalaman nyata, Multimedia Nusantara Polytechnic (MNP). bekerja sama dengan Dyandra dan Hotel Santika Group. Merancang sebuah acara bukan hal mudah untuk dilakukan, apalagi jika berskala besar. Perlu menyiapkan berbagai hal terutama rundown event yang matang dan detail.
Baca Juga: Cara Memilih Kampus dengan Jurusan Event Management Terbaik
Jadilah bagian dari kami dengan mendaftarkan diri Anda disini. Ketahui lebih banyak tentang Jurusan animasi, e-commerce logistic, dan event management yang ada di Multimedia Nusantara Polytechnic (MNP). Informasi lainya seputar politeknik dan perkuliahan dapat Anda dapatkan di page Event kami.