Tahukah Anda bahwa seorang event organizer (EO) pasti memperhitungkan waktu ketika membuat suatu acara? Waktu merupakan hal wajib dipikirkan secara matang saat merancang sebuah event.
Apabila Anda juga hendak merancang sebuah event, pastikan untuk mengatur susunan aktivitas secara rinci, sehingga acara berlangsung secara lancar dan meriah, tanpa ada kendala waktu yang dapat membuat tamu undangan merasa kecewa. Agar Anda juga dapat menyelenggarakan event dengan maksimal baik untuk keperluan formal maupun nonformal, mari simak penjelasan di bawah ini.
Baca Juga: Rundown Event Menjadi Salah Satu Faktor Keberhasilan Acara
Manajemen Waktu Berkaca pada Event Organizer
Kesempatan dalam menyelenggarakan suatu event tidak mungkin dapat diulang sampai dua kali. Ketika sudah acara sudah dimulai, maka Anda tidak bisa mengulang waktu kembali. Oleh sebab itu, perlu memperhitungkan berbagai hal, terutama waktu.
1. Fokus pada Tujuan Event
Tips pertama dalam membuat acara berkaca pada event organizer ialah dengan fokus pada satu tujuan. Dengan berpegang pada tujuan, semua aktivitas akan berjalan secara terarah. Ketika fokus pada satu tujuan, Anda dapat mengatur waktu secara lebih optimal. Namun, ketika fokus Anda teralihkan, tidak hanya membuang waktu. Namun, juga dapat menghabiskan banyak biaya terlepas dari apa yang telah dianggarkan. Jadi jangan sampai lepas dari tujuan utama.
2. Rundown dan Back-up Plan
Untuk bisa mengoptimalkan waktu layaknya event organizer, Anda perlu merancang rundown secara mendetail. Walaupun terdapat beberapa hal kurang jelas seperti jumlah sponsor, hal tersebut tetap perlu memasukkan ke dalam rundown. Anda juga perlu menyiapkan back-up plan. Semisal nanti ada halangan atau insiden yang tidak berjalan sesuai rencana, misalnya saja sponsor mengundurkan diri, bisa mengandalkan back-up plan.
3. Job Desk Tepat
Tips mengatur waktu seperti seorang event organizer selanjutnya ialah menetapkan job desk sesuai dengan kemampuan anggota. Jadi bukan hanya berdasarkan keinginan atau minat dari anggota saja. Misalnya saja seorang anggota sangat ahli dan berpengalaman dalam bidang dokumentasi, namun tertarik untuk menjadi seorang MC. Apabila kemampuannya dalam bidang MC tidak cukup bagus, lebih baik berikan job desk dokumentasi yang sesuai dengan kemampuannya.
Memperhitungkan Bintang Tamu dan Pengunjung
Bintang tamu dan pengunjung merupakan pihak eksternal yang diundang dalam acara. Maksudnya bukan termasuk tim panitia. Karena berkaitan dengan pihak eksternal, terdapat sejumlah tips yang wajib diterapkan agar bisa mengoptimalkan time management.
1. Calon Pengunjung
Pertama, Anda wajib mempelajari seperti apa calon pengunjung. Misalnya saja menyebarkan survei untuk mempelajari minat mereka sehingga bisa menghadirkan acara yang menarik dan tidak membosankan. Hingga akhirnya Anda dapat menentukan event yang akan dibuat, seperti live music atau tenant. Kemudian, ketika acara berlangsung, pastikan Anda menyiapkan sebuah ice breaking untuk menyegarkan pikiran pengunjung.
2. Bintang Tamu yang Menarik
Seorang event organizer pasti akan menetapkan bintang tamu yang tepat dan menarik dalam sebuah acara. Menentukan bintang tamu yang tepat berdasarkan konsep acara namun juga diminati oleh calon pengunjung. Umumnya, seorang artis akan mendatangkan minat banyak orang. Apabila acara yang Anda gelar memang bertujuan untuk menarik banyak pengunjung, bisa mencoba cara ini.
Pembelajaran mengenai pembuatan acara dapat dipelajari melalui jurusan Event Management di Multimedia Nusantara Polytechnic (MNP). Jurusan di Multimedia Nusantara Polytechnic (MNP) ini menawarkan sejumlah kurikulum yang sesuai dengan keperluan dunia kerja. Mahasiswa juga akan diajak untuk menerapkan keilmuan dengan cara praktik. Melihat kurikulum tersebut, Anda akan mendapatkan sejumlah tips and trik yang sangat berguna dalam karier.
Baca Juga: Ingin Membuat Event Management Turnamen E-Sport? Ini Caranya
Membuat suatu acara perlu memperhatikan banyak hal supaya waktu bisa dimanfaatkan secara maksimal. Berkaca pada seorang event organizer, untuk time management perlu memperhatikan tujuan, job desk, dan lain sebagainya. Jadilah bagian dari kami dengan mendaftarkan diri Anda disini. Ketahui lebih banyak tentang Jurusan animasi, e-commerce logistic, dan event management yang ada di Multimedia Nusantara Polytechnic (MNP). Informasi lainya seputar politeknik dan perkuliahan dapat Anda dapatkan di page Event kami.