Mengetahui cara membuat event adalah keterampilan yang tidak dimiliki semua orang. Setiap tahun, beragam kegiatan diadakan oleh berbagai pihak. Mulai dari acara seminar, pertunjukan seni, hingga pesta ulang tahun.
Baca Juga: Cara Memilih Kampus dengan Jurusan Event Management Terbaik
Ketidakmampuan dalam menangani suatu acara secara baik membuat seorang event organizer sangat dibutuhkan. Jika Anda ingin mengadakan event sendiri secara sukses atau bahkan memulai bisnis EO, pahami tips sukses berikut ini.
1. Menyusun Tema, Konsep, serta Tujuan Event
Menentukan tema dan konsep acara adalah cara membuat event paling awal yang harus dipikirkan secara matang. Tema dan konsep menarik akan membuat semua orang yang terlibat dalam kegiatan tersebut lebih nyaman dan betah.
Pahami pula apa tujuan diadakannya kegiatan serta bagaimana Anda menginginkan para partisipan mengenang event tersebut. Ajak para panitia menyampaikan pendapat serta mendiskusikan tema dan konsep event.
2. Melakukan Pembagian Tugas dengan Tim
Menyelenggarakan suatu kegiatan memerlukan kerja sama tim yang kompak dan solid karena suatu acara sulit mencapai hasil maksimal jika hanya dikerjakan sendiri. Untuk itu, cara membuat event berikutnya adalah membagi tugas.
Bentuk kelompok atau divisi-divisi beserta gambaran tugasnya secara jelas. Serahkan tugas dan posisi yang sesuai dengan tiap individu yang cocok agar mereka juga semangat mengerjakan tugas–tugas tersebut. Dengan begitu, setiap orang mengetahui tugas masing-masing. Jangan lupa melakukan koordinasi dalam divisi maupun antar divisi agar seluruh pihak sepaham.
3. Cara Membuat Event dengan Membuat Anggaran Dana
Langkah berikutnya adalah menyusun anggaran atau budgeting. Budgeting sangat penting untuk mengetahui berapa banyak dana yang harus disiapkan. Dana tersebut nantinya dipakai untuk membeli atau sewa perlengkapan, sewa tempat, hadiah, atau lainnya.
Mungkin Anda juga memerlukan biaya yang cukup besar jika berniat mendatangkan publik figur sebagai bintang tamu. Misalnya pembicara khusus, penyanyi ibukota, grup band, maupun pengisi acara lainnya. Untuk itu, lakukan budgeting secara cermat.
4. Membuat Timeline Persiapan hingga Eksekusi Event
Cara membuat event yang baik akan memerlukan persiapan khusus, terlebih jika kegiatan tersebut cukup besar. Anda perlu menyusun timeline mulai dari persiapan, eksekusi acara, bahkan sampai evaluasi agar tidak ada langkah yang tertinggal.
Buat target persiapan dalam bentuk rangkaian timeline agar mengetahui sejauh mana kemajuan kerja yang sudah terselesaikan dan pekerjaan yang harus tercapai sesuai target penjadwalan. Dengan begitu, semua persiapan akan lebih terkontrol.
5. Membuat Proposal dan Rundown Acara
Selanjutnya, buatlah rundown acara mulai awal sampai selesai dari jauh-jauh hari. Selain itu, buat pula proposal berisi rundown kegiatan, semua keperluan, hingga daftar budgeting sehingga dapat diajukan untuk mendapatkan sponsorship.
Pastikan menyusun proposal yang menarik dari segi visualnya untuk mencuri perhatian calon sponsor atau donatur. Cantumkan nama penyelenggara, alamat, serta nomor telepon yang mudah dihubungi.
6. Membuat Daftar Vendor dan Sponsor
Cara membuat event agar sukses perlu mencatat daftar vendor untuk kebutuhan acara secara menyeluruh. Lakukan survei dari satu vendor ke vendor lainnya agar mendapatkan harga terbaik.
Ada baiknya mencari sponsor untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan Anda. Dengan konsep acara yang menarik dan unik, brand maupun pihak lainnya bersedia menjadi sponsor acara.
7. Menentukan Media Promosi
Cara membuat event tidak cukup hanya dengan konsep unik namun perlu menentukan strategi publikasi secara tepat. Media online seperti sosial media sangat membantu publikasi.
Ajak semua panitia untuk ikut berpartisipasi memublikasikan acara melalui media sosial mereka. Selain itu, media promosi yang cocok untuk publikasi antara lain:
- Brosur
- Poster
- Iklan radio
- Kerja sama dengan akun media sosial informasi event
8. Menyediakan Rencana Cadangan
Rencana yang telah disusun secara matang kadang kala tidak berjalan sesuai keinginan. Untuk mengantisipasi hal tersebut, sebaiknya buatlah rencana cadangan, sehingga jika terjadi hal tidak diinginkan Anda tetap memiliki backup plan.
Baca Juga: 4 Tips yang Bisa Kamu Terapkan Dalam Memilih Jurusan Kuliah
Kesuksesan suatu acara salah satunya terletak pada persiapan matang serta eksekusi yang maksimal. Untuk mendapatkan hasil terbaik dan membuat seluruh partisipan terkesan, terapkan 8 cara membuat event di atas.
Ketahui lebih banyak tentang Jurusan animasi, e-commerce logistic, dan event management yang ada di MNP. Informasi lainya seputar politeknik dan perkuliahan dapat Anda dapatkan di page Event kami. Jadilah bagian dari kami dengan mendaftarkan diri Anda disini.